1. Marco normativo y principios

La presente Política se establece de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

El tratamiento de datos personales se realizará atendiendo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

2. Definiciones

Para facilitar la comprensión de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural.

• Dato sensible: información que afecta la intimidad de su titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye, entre otros, los datos relativos a la salud y los datos biométricos.

• Titular: persona natural a quien pertenecen los datos personales.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de los datos.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos, cuando sea requerido.

3. Datos personales que podemos recolectar

De acuerdo con los servicios solicitados y las finalidades informadas, Kántaro podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombres, apellidos y datos necesarios para verificar la identidad del titular.

• Datos de contacto: número de teléfono, correo electrónico y demás medios de comunicación suministrados.

• Datos de familiares y personas de apoyo: información de contacto y relación con la persona mayor, cuando sea necesaria y exista autorización o habilitación legal.

• Datos administrativos relacionados con servicios de salud: información necesaria para gestionar citas médicas, autorizaciones, exámenes, medicamentos y otros trámites solicitados por el titular.

• Datos sensibles de salud: información sobre condiciones de salud, necesidades de acompañamiento o documentos específicos que el titular suministre y que sean indispensables para una gestión autorizada.

• Datos de contratación y pago: información necesaria para administrar los planes y servicios contratados.

• Datos de interacción: solicitudes, preferencias, consultas y participación en contenidos o actividades digitales.

• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, dispositivo y cookies, cuando las herramientas utilizadas por el sitio web recolecten esta información.

Kántaro procurará recolectar únicamente los datos necesarios para las finalidades informadas. No solicitará información sensible que no resulte pertinente para la actividad o servicio solicitado.

5. Tratamiento de datos de personas mayores y de información suministrada por familiares

La persona mayor será titular de sus propios datos personales, incluso cuando un familiar, cuidador o persona de apoyo realice el contacto inicial, efectúe un pago o participe en la coordinación de un servicio.

Los familiares, cuidadores o terceros solamente podrán suministrar información de otra persona o solicitar gestiones en su nombre cuando cuenten con la autorización, representación o habilitación legal correspondiente.

Cuando sea necesario, Kántaro podrá solicitar evidencia de dicha autorización o representación. Asimismo, procurará que la persona mayor conozca el tratamiento de su información y pueda expresar su voluntad, de acuerdo con sus circunstancias.

La edad avanzada no implica la pérdida automática de autonomía ni convierte por sí sola a un familiar en representante legal.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por Kántaro podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

1. Atender solicitudes de información, consultas y requerimientos realizados a través de los canales de contacto.

2. Gestionar procesos de registro, vinculación, contratación, pagos y administración de los planes asistenciales.

3. Administrar la prestación de los servicios digitales solicitados por las personas mayores o sus representantes autorizados.

4. Realizar, previa solicitud y autorización, gestiones digitales relacionadas con citas médicas, autorizaciones, programación de exámenes y reclamación de medicamentos, de acuerdo con las posibilidades y procedimientos de cada entidad de salud.

5. Facilitar el acceso a contenidos digitales relacionados con memoria y cognición, depresión y ansiedad, y actividades físicas y recreativas.

6. Coordinar actividades, sesiones virtuales y procesos de seguimiento relacionados con los servicios contratados.

7. Orientar la búsqueda, selección y vinculación de cuidadores, personal de enfermería o instituciones geriátricas, cuando el plan contratado lo contemple.

8. Mantener comunicación con familiares, cuidadores y personas de apoyo que hayan sido expresamente autorizadas por el titular.

9. Gestionar solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

10. Cumplir obligaciones legales y contractuales.

11. Proteger los canales digitales, prevenir usos no autorizados y gestionar incidentes de seguridad.

12. Mejorar los servicios mediante análisis estadísticos y datos agregados o anonimizados que no permitan identificar a los titulares.

De manera opcional, y previa autorización, Kántaro podrá utilizar los datos de contacto para enviar información sobre novedades, actividades, contenidos y comunicaciones institucionales o comerciales.

El uso de fotografías, videos, voz o testimonios que permitan identificar a una persona requerirá una autorización específica, previa e independiente, cuando corresponda. Negarse a estas finalidades opcionales no afectará el acceso a los servicios principales.

7. Tratamiento de datos sensibles y de salud

Los datos relacionados con la salud tienen carácter sensible y recibirán una protección especial.

Kántaro tratará este tipo de información únicamente cuando sea necesaria para atender una solicitud o prestar un servicio autorizado y exista la correspondiente base legal. Cuando se requiera autorización, esta será previa, expresa e informada.

Antes de solicitar datos sensibles, se informará al titular:

• Qué información se requiere.

• Para qué finalidad será utilizada.

• Por qué resulta necesaria para la gestión o servicio solicitado.

• Que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo, salvo las excepciones previstas en la ley.

La información de salud se utilizará de manera limitada para comprender las necesidades del titular, realizar gestiones administrativas autorizadas, coordinar los servicios contratados y comunicar información a las personas que hayan sido expresamente autorizadas.

Kántaro no utilizará los datos de salud para emitir diagnósticos médicos ni para realizar publicidad dirigida con base en las condiciones de salud de las personas.

Se procurará no solicitar historias clínicas completas cuando sea suficiente contar con un documento o dato puntual para realizar una gestión. El titular podrá ocultar información que no sea necesaria, siempre que ello no impida llevar a cabo el trámite solicitado.

8. Autorización para el tratamiento de datos personales

Kántaro solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea necesaria para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o electrónicos, casillas de aceptación, documentos escritos u otros mecanismos que permitan conservar prueba de la decisión del titular.

La autorización deberá permitir identificar la finalidad del tratamiento y los datos a los que se refiere. Kántaro conservará evidencia de las autorizaciones otorgadas y de la información suministrada al titular.

Cuando corresponda, se solicitarán autorizaciones independientes para:

• El tratamiento general de datos personales.

• El tratamiento de datos sensibles relacionados con la salud.

• La comunicación de información a familiares, cuidadores, entidades o instituciones autorizadas.

• El envío de comunicaciones comerciales o promocionales.

• El uso de imagen, voz, fotografías, videos o testimonios.

La autorización para el tratamiento de datos necesarios para prestar un servicio no implica autorización automática para utilizarlos con fines publicitarios.

9. Circulación, comunicación y transmisión de datos

Cuando resulte necesario para cumplir las finalidades informadas, Kántaro podrá compartir o permitir el acceso a información personal estrictamente necesaria por parte de:

• EPS, IPS, laboratorios, farmacias y demás entidades ante las cuales el titular solicite realizar gestiones.

• Familiares, representantes, cuidadores o personas de apoyo expresamente autorizadas.

• Profesionales, colaboradores y voluntarios que participen en actividades relacionadas con los servicios y que requieran acceder a información específica para cumplir sus funciones.

• Proveedores tecnológicos que apoyen el funcionamiento del sitio web, alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, mensajería, videollamadas y procesamiento de pagos.

• Autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal de suministrar la información.

El acceso a los datos estará limitado a la información necesaria para cada actividad. Las personas y entidades que actúen como encargados del tratamiento deberán cumplir las instrucciones del responsable y las obligaciones de confidencialidad y seguridad correspondientes.

Cuando se realicen transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, se observarán las condiciones y requisitos establecidos en la legislación colombiana.

Kántaro no vende bases de datos personales.

10. Seguridad y confidencialidad de la información

Kántaro adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizados.

Entre las medidas que se procurarán implementar se encuentran:

• Limitar el acceso a la información según las funciones y responsabilidades de cada persona.

• Utilizar mecanismos de autenticación y control de acceso.

• Mantener compromisos de confidencialidad con profesionales, colaboradores, estudiantes y voluntarios que tengan acceso a información personal.

• Evitar la circulación de documentos que contengan información sensible por canales no autorizados.

• Realizar copias de respaldo cuando corresponda.

• Atender y gestionar incidentes o sospechas de acceso indebido a la información.

Toda persona que participe en actividades de tratamiento de datos deberá mantener la reserva de la información a la que tenga acceso, incluso después de finalizar su vinculación o participación en el proyecto.

11. Cookies y navegación en el sitio web

El sitio web de Kántaro podrá utilizar cookies u otras tecnologías de navegación que permitan el funcionamiento de sus herramientas digitales, recordar preferencias o conocer información general sobre el uso del portal.

Cuando se implementen herramientas de medición, análisis o publicidad que utilicen cookies no esenciales, se informará al usuario y se habilitarán los mecanismos de consentimiento que correspondan.

El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, esta decisión podría afectar el funcionamiento de algunas características del sitio.

12. Conservación y supresión de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender la relación contractual, responder solicitudes o reclamaciones y cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias o de archivo aplicables.

Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una obligación legal o contractual que exija conservarla, se procederá a su supresión, anonimización o bloqueo, según corresponda.

La solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información o subsista una finalidad legítima que permita mantenerla conforme a la ley.

13. Derechos de los titulares de los datos personales

De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, cuando sea requerida.

3. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

4. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.

5. Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando proceda legalmente.

6. Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se ha presentado una vulneración de sus derechos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, cuando corresponda.

El titular podrá retirar su autorización para finalidades opcionales, como el envío de publicidad o el uso de imagen y testimonios, sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

Cuando los datos sean indispensables para realizar una gestión o prestar un servicio solicitado, su supresión o la revocatoria de la autorización podrá impedir que se continúen las actividades que dependan de dicha información.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

Los titulares o sus representantes debidamente acreditados podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: [Correo de protección de datos].

• Dirección física: [Dirección del responsable].

• Asunto sugerido: Protección de datos personales.

La solicitud deberá incluir, como mínimo, el nombre del titular, una descripción clara de lo solicitado, los datos de contacto para recibir respuesta y, cuando sea necesario, los documentos que permitan verificar su identidad o la representación correspondiente.

Consultas

Las consultas relacionadas con el conocimiento de los datos personales serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlas dentro de este término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo subsane dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

El titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el procedimiento establecido en la legislación vigente.

15. Modificaciones y actualización de la Política

Kántaro podrá actualizar esta Política cuando se presenten cambios normativos, operativos o tecnológicos que hagan necesario modificar las condiciones del tratamiento de datos personales.

La versión vigente estará disponible para consulta en el sitio web oficial.

Cuando se presenten cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento, se informará oportunamente a los titulares y se solicitará una nueva autorización cuando sea legalmente necesario.

17. Vigencia y contacto

La presente Política entrará en vigor a partir de su adopción formal por parte del responsable del tratamiento de datos personales y permanecerá vigente mientras se desarrollen actividades que impliquen el tratamiento de información personal.

Para presentar solicitudes, consultas o reclamos relacionados con la protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de los canales oficiales indicados en el apartado de identificación del responsable.